導入事例
＊訪問介護記録ソフトSHUTTLE、おもいやりケアシステムの導入事例になります。
もみじケア株式会社 もみじケア訪問介護事業所様（広島県）
加算対策と業務効率化を実現するためにSHUTTLEを導入。今ではなくてはならないツールに。
【導入に至った経緯】
当事業所は創業以来、訪問介護事業のみを行ってきており、特に加算をとらず、言わばケアマネジャーから「どんな依頼も、安く引き受けてくれる」事業所として利用していただいていた。しかし、それではサービスの質、職員の処遇等においても向上せず、厳しさを増す業界で生き残れないと判断し、特定事業所加算Ⅱを取得すべく方針転換を行うこととした。その際にシフトの管理面の条件をクリアするためにはソフトの導入が不可欠であり、他社のソフトを導入したが取扱いが非常に難しく、良いソフトがないか探していたところSHUTTLEに出会った。
【選定のポイント】
スマートフォンアプリであり、入室退室も画面のボタンを押すだけ。記録も入力でき、その出力もExcelで可能。入力ミスや入力忘れについても訂正が手軽にできる。また、操作等においても相談がしやすく対応が非常に丁寧だったため継続して利用している。
【導入の効果】
高年齢のヘルパーでも使いやすい画面表示でボタンも文字も大きめ。スケジュールの確認ができ、利用者の経過記録も見ることができる。入力忘れが頻発するため事業所側でリアルタイムに入力状況が確認でき色分け表示も見やすい。訂正の操作がマスター側で容易にできることがとても便利。帳票も出力、編集してモニタリング用紙として利用するなどもしており業務改善にも役立っている。
社会福祉法人 米原市社会福祉協議会様（滋賀県）
【導入に至った経緯】
人材不足に伴い２事業所あった訪問介護事業所を統合することになり訪問範囲が広域になる為、直行直帰型の訪問に変更しないと朝の訪問等が対応できない状況になった。それぞれの事務所を拠点にして事務所に出勤し、情報の収集や訪問の準備をして訪問してもらい、訪問終わって事務所で訪問時の様子等報告してもらっていたが、事務所に立ち寄ることも難しくなりサ責とヘルパーさんとの情報共有や、利用者の様子など訪問に必要な情報の収集、勤務の管理等様々な課題があった。
【選定のポイント】
介護請求ソフトNDほのぼのを使用しており、連動して請求実績が入れられること、予定通り訪問されているかの確認ができGPS機能も付いている。サ責もパソコンで報告を確認でき計画書や手順書、日々の様子、サ責からの申し送りや連絡事項も公務携帯でいつ、どこででも確認できる。
【導入の効果】
導入前は紙ベースでの記録だったため特記など記録の手間があったがパソコン上で処理ができ 担当以外の利用者の問い合わせについても利用者ごとにパソコン上で確認できるので時間の短縮になります。記録用紙の発注やコピー用紙の削減、書類の保管スペースについても縮小できます。
大分県医療生活協同組合 医療生協訪問介護サービスセンター様（大分県）
特定事業所加算の要件を確実にクリア、さらに実績処理が簡素化できて助かっています！
【導入に至った経緯】
特定事業所加算Ⅱの要件（２）－（二）「文書等による指示及びサービス提供後の報告」を確実にするためにはＩＣＴ化を検討しており、また保険者の指導監査時に「今後ＩＣＴ化を推奨していく」との指導を受け導入に至りました。
【選定のポイント】
加算条件のクリアだけでなく、当事業所がすでに導入している介護請求ソフトと連携できることで実績処理も簡素化できると選定しました。
【導入の効果】
- 特定事業所加算要件を確実に満たすことができました。
- サービス提供責任者とヘルパー両者が利用者様の様子をタイムリーに見ることができ、気になることは「特記事項」に記入することで確実にヘルパーに伝わるようになりました。また、記録は音声入力できるので文字入力が苦手なヘルパーも簡単に記録ができ、内容も充実してきました。
- ヘルパーのスケジュールがタイムリーに把握でき、訪問漏れがなくなりました。
- 「お知らせ」を活用することにより、ヘルパーへ一斉メールをする手間が省けます。
- 「キャンセル」「サービスの追加」「緊急サービス」などの記録が見やすく、実績入力時に助かります。
- 介護請求ソフトと連携しているため、ヘルパーから送信された記録をサービス提供責任者が承認することにより、実績として介護請求ソフトに自動的に入力されるので月初めの実績処理の時間短縮ができました。
- ペーパーレスになり保管スペースが少なくてすみます。 まだ活用できていない機能もありますので、さらに事務効率がよくなると期待しながら使用中です。
伊勢農業協同組合 JA伊勢介護センターひまわり様（三重県）
サービス提供責任者と登録ヘルパーとの業務連絡の迅速化が図れ、ご利用者様の支援力向上につながるこのシステムでばっちり！！
【導入に至った経緯】
ご利用者宅訪問後の支援内容報告にタイムラグがあり、報告内容の遅滞によりサービス提供責任者と登録ヘルパーとの間に支援に関する温度差が生じ、ご利用者に対してのサービスの均一化が図れない状態でした。また、各居宅介護支援事業所に対しての実績報告の迅速さと事務効率の改善が課題としてあり、登録ヘルパーからの月末報告書類の簡素化もあったなかで、とある展示会においてこのシステムと出会いました。
【選定のポイント】【導入の効果】【おすすめ・役立つ機能】
他の訪問介護支援システムも検討した結果、御社を選んだ背景として、本システムとスマホがあればご利用者宅の環境設定をすることなくシンプルに即導入することができた点と契約期間の 縛りもなく、語弊があるのですが、上手く運用することが出来なくなった際には、容易に契約を 解除することも可能だった点です。
- 一番の改善点は、訪問漏れがなくなり、登録ヘルパーとリアルタイムで情報共有が図れるなかで、本システムの導入前と比べて、登録ヘルパーの一人一人がご利用者様の心身状態の変化等記録の精度が上がり、次回訪問を行う担当ヘルパーへの伝達意識が高まったように思います。
- 管理する側からは、本システムの導入により、報告様式の削減が図れたことにより事務効率も高まり、ケアマネジャーへの実績報告も迅速化されました。
- 登録ヘルパーは当初本システムの導入に関して、｢スマホが使えない｣等の理由で使用に関して不安を抱えておりましたが、本システムの本格稼動前にスマホの使い方から操作方法の説明会を行っていき、現在では、｢スマホ｣を通して管理者やサービス提供責任者から自らの支援を承認してもらっている安心感と担当ヘルパー同士の繋がりも深くなってきたように感じてます。また、スマホにおいて支援内容や手順、支援の目的が容易に確認でき、よりご利用者様に対しての支援の意識化が図れたように感じます。
株式会社福祉の里様 （愛知県、岐阜県、大阪府）*セントケア・グループ
事務効率化が実現！！
【導入に至った経緯】
導入の目的は、とにかく事務作業を少なくし効率化したいということでした。効率化しても報告漏れがなく、ヘルパー間の連携がしっかりとれる、そんな方法を探していたところ、このシステムに出会いました。
【選定のポイント】【導入の効果】【おすすめ・役立つ機能】
一番の改善点は、月末の実績報告が簡単になったことです。毎日の報告が一覧で見て確認ができるようになったことで、沢山の紙の報告書を見る必要がなくなり、かなりの時間短縮になりました。また、利用者の情報がどこでも確認できることで、サービス提供責任者の対応も早くなり、ヘルパーの直行直帰も可能になりました。必ずサービス提供責任者が確認するので、特定事業所加算の要件も確実にクリアできます。
有限会社石井 訪問介護 あかるい手様（大阪府）
ヘルパーさんの動きが1目でわかるようになり、急な要望にもすばやく対応できるようになりました！
【導入に至った経緯】
事業所加算取得にむけて必要なシステムを探していました。「簡単に、わかりやすく」ご紹介いただけるようでしたので始めてみることにしました。導入後の丁寧なサポートもあり、ヘルパーさんへのスマホの普及率もどんどん上がりました。パソコンでの管理もしやすく、ペーパーレスとなり皆さんに喜んでいただいています。
【選定のポイント】【導入の効果】【おすすめ・役立つ機能】
- ヘルパーさんの入・退室時間がリアルタイムでわかります。
- 前日に訪問確認のメールを送ることで、訪問漏れが防げます。
- 訪問記録がスマホで管理できるので、未報告が一目でわかります。
- ほかのヘルパーさんの記録も遡って共有できるので、最新の情報が確認できます。