おもいやりケアシステム

 「ケア事務くん」

「Helper さん」

構成 されています


「ケア事務くん」の仕組み

「ケア事務」事務所のパソコンにあるのでなく、株式会社アルバスのサーバの中にあります

これをITの専門用語では「クラウドシステム」と呼ばれていますが、具体的には

遠隔操作をして、データを投入したり、帳票を取り出したりすることです。
遠隔操作は、インターネットに接続したパソコンかタブレット端末で、どこからでもできます。

インターネットを介してサーバーにデータを送ったり、データや帳票を閲覧しているだけですので、セキュリティーに優れた仕組みと言われています。

月末・月初に集中していた事務作業のピークを
ケア発生日に事務作業を全て完了させ

ピークを平均化させ少人数で処理します

投入されたデータから種々の帳票を自動的に組み立てます

具体的には、つぎの簡単な操作で行う事ができます

1項から3項までが準備作業です。
4項から5項までが報告データの投入作業です。
6項から7項までが承認と完了作業です。
完了すると8項の帳票が自動作成され印刷ができます
  1. 翌日スケジュールの取り込み
    翌日の全サービスを取り込みます
    市販の介護ソフト「SuiSui」をご使用の事業所は、この作業が不要になります
  2. 支援サービスの取り込み
    ケアを支援する業務を投入します(サービス会議・モニタリング・情報収集)
  3. ホームヘルパーと職員に一斉メールを送信
    翌日に業務のあるホームヘルパーと職員に業務内容を通知します
  4. ケア報告書の取り込み
    ホームヘルパーから提出を受けた紙の報告書データを投入します
    「Helperさん」を導入しますとこの作業は、
    ホームヘルパーがiPhoneを操作し投入しますので不要になります
  5. ケア提供の判別(計画通・変更・臨時・緊急)
    ホームヘルパーが提供したサービス内容から計画通・変更・臨時・緊急を判定区分けします
    変更・臨時・緊急にはケアマネ宛の報告書が自動作成されます
  6. ケア報告の検討
    ケア報告を検討し、留意事項、申し送り事項を投入します
    投入と同時に関係スタッフは閲覧が可能になります
    ご希望があれば、ケアマネージャ、ご家族からの閲覧もできます
  7. ケア報告の承認・確定・完了
    承認後しますと報告は、確定され、サービス提供は完了します

    この段階で報告内容スタッフ全員に共有化されます
  8. 帳票が自動作成されます
    つぎの記録書が自動作成されます。必要に応じて印刷可能です
    1.   日々の記録一覧表
    2.   日々の記録一覧表 (変更実施分)
    3.   利用者ごとの月間ケア記録 (事業所用)
    4.   利用者ごとの月間ケア記録 (利用者用)
    5.   利用者ごとの月間ケア記録 (変更分)
    6.   ケアマネ宛のサービス変更実施報告書
    7.   ケアマネ宛のサービス臨時緊急実施報告書
    8.   利用者ごとの支援経過一覧表
    9.   ホームヘルパーごとの勤務記録一覧表
    10. 事業所の1ヶ月ごとのケア明細記録一覧表
    11. 事務員の1ヶ月ごとの業務日報一覧表
    12. ホームヘルパーの1ヶ月ごとの業務日報一覧表

Helper さん」の仕組み

「Helperさん」は、ホームヘルパーがケア情報の閲覧をしたりする道具です。

その道具は、iPhone の中にあります。

介護現場で紙に記入する従来の報告を廃止し
 利用者宅から退出後、iPhone に投入し報告します
  1. サービスの進捗状況がに画面に表示されます
    進捗は、予定→実施→報告→完了 と段階的に表示されます
  2. ケア開始、終了、報告、承認、情報共有、がリアルタイムに行えます
  3. 訪問漏れが起こるとスタッフに「訪問漏れメール」が自動送信されます
    訪問漏れとは、ケア開始予定時刻までに開始の報告がない状況です
操作
  1. 当日の訪問ごとに専用の投入画面が準備されています
  2. ケアの開始は、アイコンをタッチするだけです
  3. ケアの終了は、アイコンをタッチするだけです
  4. ケア報告は利用者宅を退去してから、投入します
    サービス内容は、アイコンをタッチするだけです
    コメントは、メールの要領で投入します

毎日を月末化した運用

「毎日を月末化」は、銀行が行っています。

「その日の業務はその日で完了させる」これが「毎日を月末化」です。

この運用を行えば、少人数で事務処理ができるように改善できます。


監査指導に対応した運用

監査指導はサービス提供が法規定どおり実施されている事の確認です
  1. 「サービス提供の記録」を作成します。
  2. 「介護計画書作成の経過記録」を作成します。
  3. 「モニタリングの実施に関して経過記録」作成します。
  4. 「ホームヘルパーへの指導実施に関して経過記録」を作成します。
  5. 「サービス提供責任者の業務実施に関して経過記録」を作成します。

これら記録を「ご利用者」ごとに、期間を定めて「支援経過一覧表」に自動作成します。


特定事業所加算に対応した運用

特定事業所加算申請には大きなハードルがあり申請を困難にしています。

  1. サービス開始前に「ご利用者の情報」「留意事項」を訪問介護員に伝達します。
  2. サービス終了後にホームヘルパーは事務所に次の報告を行います。
    「実施したサービス項目」「コメント」「次の担当者への伝言」「ご利用者のADL」「ご利用者の意欲」
    「ご利用者の訴え」「ご利用者の要望」「家族を含む環境の変化」「計画外のサービス提供の内容」
  3. サービス提供後に関係者が情報を共有します。
    「管理者」「サービス提供責任者」「担当している全ホームヘルパー」

ホームヘルパーの直行直帰に対応した運用

ホームヘルパーの直行直帰は実施が困難でした。

ホームヘルパーが事務所に立ち寄らなくても、必要な情報の入手と報告が可能であれば、直行直帰できます。


画面の紹介

「Helper さん」をタッチしますと次の作業が行えます
  1. 担当しているケアの履歴が閲覧できます
  2. 当日と翌日のケアスケジュールが閲覧できます
  3. サービスの 開始→終了→報告 ができます
  4. 担当している全ご利用者の情報が閲覧できます
  5. 事務所からのお知らせの閲覧ができます

App Store で「Helperさん」を検索して頂きますとアプリが無料ダウンロードでき、「お試し版」を操作しますと、画面動作の確認ができます。


「ケア事務くん」画面から次の作業が行えます

  1. データの投入
  2. データの修正
  3. 報告の承認
  4. 各種の帳票の閲覧と印刷

「ケア事務くん」の作業は、インターネットに接続されている機器

  1. ウインドウズ・パソコン
  2. マック・パソコン
  3. タブレット端末

作業する場所も問いません

  1. 事務所
  2. 外出先・移動中
  3. 海外

よくあるご質問について

「おもいやりケアシステム利用料」と「iPhone(スマートフォン)の通信料」が加算されコストが上がりますが、導入のメリットを教えてください。
おもいやりケアシステムを導入しますと様々な帳票が自動作成されます。また月末月初の事務集中が毎日に分散され、事務担当者や管理者の事務処理が激減し人件費が大幅に削減できます。
また、特定事業所Ⅱ(加算)の体制に関する要件の経費が大幅にコストダウンできます。このためシステムの利用料金やiPhoneの通信料などのコストをはるかに上回る収益増が見込めます。
高齢のヘルパーが多くいるのですがiPhone(スマートフォン)を使いこなせるか心配です。
iPhone(スマートフォン)はタッチパネルで操作するので簡単に操作できます。おもいやりケアシステムのiPhoneアプリ(ヘルパーさん)はアイコンをわかりやすくデザインしているので様々なご年齢の方でも直感的に理解しやすくしています。  文字の入力もタッチパネル、音声入力で行うため携帯電話より簡単です。

おもいやりケアシステムのご利用料金について

毎月のシステムご利用料金について
項 目内 容 
料 金 (月額)
固定費
 ①
操作について電話によるサポート費
データを保存するための管理費

15,000 円

変動費
 ②
「データ処理の単価」に月間の提供した「ケア総数」を積算した金額
1~1,000ケアまで処理の単価 25 円
1,001ケア以上の処理の単価    10 円
1,000ケアまで
25円 × ケア数
1,001ケア以上
10円 × ケア数
.
iPhone
iPhone アプリのダウンロードと使用料は無料です0 円
別途パケット通信料がかかります
(インターネットプロバイダ、携帯電話会社等)
月額料金は、① と ② の合計です。

料金には別途消費税が必要です。

はじめての導入時に必要な料金(初めてのシステム導入の際のみにかかる料金です)
項 目内 容料金
.
初期設定費
事業所をサーバーに新規セットする費用
事業所固有のデータを新規に設定するための費用

30,000 円

iPhone の設定料

   料金には別途消費税が必要です。

オプション料金(希望されない場合は不要です)
項 目内 容料 金
導入現地サポート費
・システム導入時の現地サポート費用
*詳しい内容はこちらよりお問い合わせください。

実費

料金には別途消費税が必要です。

おもいやりケアシステム

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システムの 研究開発

河本研究室
事務作業の合理化を研究し、その効果を介護事業所での運用で確認しています

システムの  I T 化

株式会社 アルバス
河本研究室で開発した仕組みを最先端のコンピュータ技術でIT化を介護事業所に提供しています

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